Cara Agar Live Chat Customer Service Anda Produktif, Sekarang ini kompetisi bisnis berjalan sangat ketat, selalu saja ada tantangan dan masalah baru yang harus dihadapi oleh para pebisnis. Anda perlu mengetahui apa saja yang menjadi aspek sangat penting dalam kurun waktu terakhir ini bagi perkembangan bisnis Anda.
Apa yang selalu menjadi tantangan dalam bisnis dari masa ke masa?
Kepuasan pelanggan adalah jawabannya.
Inilah mengapa Anda perlu membaca lebih lanjut artikel yang kami buat berikut. Kepuasan pelanggan akan sangat memengaruhi perkembangan bisnis Anda.
Pelanggan yang puas terhadap produk atau layanan Anda akan meningkatkan penjualan Anda dan bahkan meningkatkan brand value Anda. meningkatkan brand awareness. Anda dapat membacanya untuk info selengkapnya.
Membahas soal kepuasan pelanggan, sering kita dengar slogan “pelanggan adalah raja”. Namun tak semua perusahaan atau pebisnis sepakat akan hal ini. Kami menyarankan Anda untuk meninjau kebutuhan dan keinginan pelanggan dengan lebih cerdas dan bijak.
Dibandingkan memperlakukan pelanggan Anda sebagai raja, kami menyarankan Anda untuk memperlakukan mereka seperti anggota keluarga Anda sendiri, bagian dari perusahaan Anda. Untuk membuat mereka merasa terlibat dan menjadi bagian dari perusahaan Anda, Anda tentunya tak dapat membuat mereka merasa rendah atau dimanfaatkan uangnya saja. Anda perlu menambah nilai bagi mereka, keuntungan apa yang dapat mereka juga miliki dari perusahaan Anda. Apakah itu berupa materi seperti pemberian merchandise? Atau sebuah pengertian atau perhatian dari Anda bagi mereka?
Amazon dan Apple adalah contoh korporat yang dapat dikatakan mengerti siapa pelanggan mereka dan apa yang pelanggan mereka butuhkan. Mereka menyediakan customer service terbaik yang terus ditingkatkan dari masa ke masa.
Anda pasti punya kompetitor bisnis. Seberapa bagus customer service Anda bisa jadi nilai tambah atau lebih yang mampu mengalahkan tingkat penjualan dan nilai brand kompetitor Anda.
Sering dengar keluhan atau rumor soal perusahaan atau korporat yang layanannya buruk bagi pelanggan? Mengapa ya banyak atau sering sekali Anda mendengarnya? Hal ini disebabkan teori sosial dari rumor. Rumor sangat cepat menyebar. Rumor adalah berita buruk tentang seseorang atau sesuatu yang walaupun belum bisa diverifikasi kebenaran dan keakuratannya, menyebar dari satu orang ke orang lainnya dalam waktu singkat. Warren Buffet, seorang entrepreneur sukses pernah mengatakan, “Butuh setidaknya 20 tahun untuk membangun reputasi dan 5 menit saja untuk menghancurkannya”. Jadi bila Anda merenungkan kata-kata itu, Anda mendapat dorongan untuk melakukan hal berbeda dalam berbisnis dan menangani customer Anda.
Baik, jadi kepuasan pelanggan menjadi tantangan yang tetap dihadapi semua pebisnis dari masa ke masa. Lalu apa beda karakter klien di masa kini dengan di waktu lampau?
Era digital memunculkan karakter spesifik baru pada para customer bisnis yang ada. Mereka ingin semuanya serba mudah dan cepat. Mereka ingin kendala yang dihadapi terkait produk atau layanan segera ditangani dan diselesaikan. Mereka juga ingin transparansi.
Ini adalah alasan utama kami menekankan pentingnya menyediakan live chat bagi calon klien maupun customer Anda. Apa sebenarnya live chat customer support? Kami pernah membahas sebelumnya di blog kami mengenai Daftar Aplikasi Live Chat Murah dan Gratis untuk kesuksesan website anda. Silahkan dibuka kembali jika ingin menggunakannya.
Live chat adalah layanan pesan profesional secara online dan live di mana customer dapat menanyakan sesuatu atau mengadukan suatu kendala terkait produk maupun layanan yang ada dari sebuah perusahaan.
Melalui live chat ini, Anda dapat menjawab berbagai pertanyaan customer dengan cepat dan akurat. Anda juga bisa melaporkan penanganan kendala yang sedang Anda lakukan bagi mereka. Ini adalah suatu saluran layanan pelanggan yang sangat penting untuk disediakan di era digital kini, seperti yang kami sebutkan sebelumnya. Jika Anda ingin bisnis Anda dipertimbangkan secara serius oleh calon customer masa kini, menyediakan live chat adalah suatu keharusan.
Ada berbagai saluran yang dapat dikombinasikan dengan layanan live chat Anda. Beberapa di antaranya adalah dengan email maupun telepon.
Live chat sebenarnya bisa jadi salah satu strategi atau cara untuk meningkatkan conversion rate Anda . Bagaimana jelasnya? Simak pembahasan kami berikut!
Di masa lampau, para pebisnis atau perusahaan menggunakan jasa iklan untuk mengarahkan calon pelanggan ke nomor telepon yang dicantumkan. Jadi pelanggan akan berinteraksi dengan salesperson dari perusahaan Anda. Ini di era sebelum internet berkembang dan memengaruhi pasar bisnis.
Kini, siapapun pembeli yang ingin meninjau brand Anda dan mempertimbangkan apakah mereka akan membeli produk atau menyewa jasa Anda, akan datang terlebih dahulu ke website Anda. Jadi, inilah pintu kesuksesan bisnis Anda, inilah mengapa website Anda menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Terkait live chat, pada website Anda inilah Anda perlu menyediakan platform-nya.
Dengan adanya live chat, engangement Anda dengan customer bertambah. Selain itu, sebuah data statistik menunjukkan bahwa sepertiga dari pengunjung yang berinteraksi dengan Anda lewat live chat dapat terkonversi menjadi leader bagi e-commerce Anda. Mereka dapat menjadi pemimpin yang berinisiatif untuk mengundang banyak klien potensial lainnya ke website Anda, lebih tepatnya kepada brand Anda. Ada kemungkinan kenaikan conversion rate sebanyak 5% yang terjadi.
Berikut kami akan memberikan hal-hal yang harus Anda perhatikan dalam melakukan setting-up live chat:
Kami akan mempermudah Anda dalam hal mengidentifikasi siapa pelanggan Anda untuk kepentingan live chat yang ingin Anda kembangkan. Kami membuat beberapa pertanyaan yang perlu Anda jawab. Hasil jawabannya dapat Anda kelola sendiri bagi kebutuhan live chat Anda nantinya. Berikut adalah daftar pertanyaannya:
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berdasarkan hasil pengamatan Anda dan analisa data Anda, maka Anda bisa mengetahui pengunjung seperti apa yang perlu diprioritaskan untuk ditanggapi di live chat dan mana yang tidak. Selain itu, lebih spesifik lagi, Anda bisa mengetahui bagaimana cara terbaik untuk menghadapi para time-waster, apakah dengan mengarahkan mereka pada konten-konten di blog Anda atau secara langsung memberikan way out bagi mereka dengan cara yang dapat diterima.
Setelah mengenali siapa customer Anda, coba pikirkan pada halaman mana Anda hendak menaruh live chat platform Anda. Beberapa live chat platform mengharuskan Anda untuk menginstallnya pada semua halaman yang ada di website Anda. Hal ini sebenarnya bertujuan agar klien Anda yang sedang chat tidak terputus percakapannya saat mengakses halaman lain.
Untuk pop-up chat Anda, buatlah suatu sapaan atau salam otomatis yang terkesan ramah dan mengundang orang untuk berinteraksi lewat live chat Anda. Fitur ini layak digunakan karena bisa menjadi sebuah pemicu bagi orang untuk mengirimkan pesan pada platform online chat Anda. Platform chat yang baik mengizinkan Anda sebagai user untuk melakukan modifikasi pada pesan pembuka atau greetings yang ada.
Sesuaikan penerapan platform chat Anda dengan kebutuhan korporat yang ada. Berikut kami membaginya sesuai dengan ketiga set-up yang ada:
Pada pengaturan ini, Anda dapat menjawab terlebih dahulu pertanyaan umum yang datang dari pengunjung. Kemudian minta nama, nomor telepon atau email, serta beritahu pengunjung bahwa Anda akan segera mengalihkan mereka pada ahlinya untuk lanjut menghubungi mereka. Selanjutnya, Anda dapat mengarahkan pengunjung ke link sign-up dan menyarankan mereka untuk mendaftar. Terakhir, kirimkanlah rincian yang sudah didapat pada tim marketing atau sales Anda untuk diarahkan ke CTA.
Anda dapat membuat sistem FAQ yang disediakan berdampingan dengan kolom chat platform Anda (semacam dock). Ini bisa membantu customer service Anda menjawab pertanyaan dengan lebih cepat. Kemudian jangan takut untuk memegang kendali dalam percakapan yang berlangsung dan gali informasi atau keterangan dari customer Anda.
Ini adalah cara yang tradisionil, yaitu dengan sepenuhnya mengalihkan percakapan pelanggan Anda ke seseorang yang biasa disebut sebagai customer service. Cara ini biasanya disenangi oleh para pengunjung, karena benar-benar bersifat lebih personal. Namun Anda bisa mengombinasikannya dengan beberapa set-up di atas agar fungsinya berjalan lebih maksimal.
Sebuah studi oleh Kayako menunjukkan bahwa 79% bisnis mengakui bahwa menawarkan fitur live chat di website mereka memberikan efek positif kepada sales, profit, dan customer loyalty. Studi yang sama juga menunjukkan bahwa 38% konsumen akan lebih mungkin membeli dari website yang menawarkan live chart support. Selain itu 51% konsumen akan cenderung untuk membeli lagi dari website yang sama apabila mereka menawarkan fitur live chat support.
Apa yang membuat live chat membantu conversion rates? Ada yang menyimpulkan bahwa live chat adalah satu-satunya kesempatan untuk interaksi antar manusia saat seseorang berbelanja online. Live chat membantu menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh konsumen dan meyakinkan mereka untuk membeli dari website tersebut.
John Holland dan Tim Young di dalam buku mereka, Rethinking the Sales Cycle, menemukan bahwa rasa ragu adalah emosi yang paling sering muncul dalam tahap akhir siklus pembelian. Sayangnya, sulit untuk membantu pelanggan atau konsumen dalam tahap ini saat mereka hanya bisa melihat layar komputer.
Inilah dimana live chat dapat membantu Anda. Live chat memungkinkan customer service Anda untuk menenangkan pelanggan Anda dengan meyakinkan pelanggan tentang produk yang mereka akan beli. Tentu saja ini akan sangat membantu bisnis Anda.
Layanan live chat support memang banyak bergantung pada skill customer service yang dimiliki tim Anda. Tetapi ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dan lakukan agar layanan fitur live chat Anda bisa dieksekusi dengan lebih efektif.
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda untuk menyediakan layanan live chat support yang memuaskan.
Setelah customer selesai chat dengan customer support Anda, mereka mungkin ingin menyimpan beberapa detail atau informasi penting. Tetapi terkadang orang-orang tidak menyimpan detail dari sebuah chat. Anda bisa menawarkan untuk mengirimkan pelanggan Anda transcript live chat melalui email.
Tentu Anda harus menyapa pelanggan di live chat dengan sopan dan professional. Tetapi terkadang butuh waktu bagi customer support Anda untuk mengetik pesan standar ini dari waktu ke waktu. Anda bisa membantu mereka dengan membuat sebuah pesan otomatis. Buat pesan otomatis dengan bahasa yang sopan, professional, dan pastinya sesuai dengan brand Anda.
Pengunjung dan pelanggan website mungkin tidak akan selalui memulai percakapan, sehingga Anda harus proaktif dalam mengidentifikasi individual yang mungkin membutuhkan bantuan. Mungkin beberapa pelanggan akan menolak untuk menggunakan live chat, tetapi menawarkan dan memberi tahu pelanggan bahwa website Anda memiliki fitur live chat untuk membantu mereka dapat membuat pelanggan merasa bahwa Anda siap membantu kapan saja.
Yang perlu diingat adalah pastikan bahwa mereka sudah browse website Anda untuk beberapa saat sebelum Anda menyapa mereka melalui fitur live chat.
Ketika pelanggan memulai sesi live chat, mereka bisa memberikan beberapa informasi pendahuluan seperti nama dan deskripsi apa yang mereka butuhkan. Dengan begini, customer support Anda kemudian bisa masuk ke percakapan dan siap untuk menjawab pertanyaan dari customer.
Survei pre-chat juga dapat membantu Anda untuk mengarahkan pelanggan tersebut kepada customer support yang paling mengerti masalah yang dihadapi.
Tetapi ingat juga untuk tidak menanyakan terlalu banyak pertanyaan agar pelanggan Anda tidak merasa terganggu.
Customer support Anda harus mengerti tentang semua produk dan jasa yang ditawarkan bisnis Anda. Ini akan membantu mereka untuk memberikan penjelasan yang lebih dalam kepada pelanggan – baik sebagai seorang support ataupun salesperson. Support yang mengerti produk atau jasa Anda dengan baik tidak hanya dapat membantu pelanggan memilih produk tetapi juga meyakinkan mereka untuk membelinya.
Ada baiknya jika support Anda bisa melihat bahwa pelanggan Anda sedang mengetik pertanyaan mereka. Ini akan membantu support Anda agar dapat merespon dengan lebih cepat.
Selain itu, Anda juga harus memasang notifications agar support Anda tahu saat mereka menerima pesan dari pelanggan. Notifications ini harus terdengar, terlihat, atau keduanya dan bisa digunakan untuk ‘mengganggu’ support Anda agar mereka tahu bahwa ada pelanggan yang menunggu jawaban. Perlu diingat bahwa support Anda kemungkinan memiliki beberapa pelanggan menunggu respon mereka dalam satu waktu yang sama. Mereka biasa menangani beberapa percakapan sekaligus, sehingga apapun yang bisa Anda lakukan untuk membantu mereka multitask akan membantu.
Kemungkinan besar masih ada beberapa hal yang setiap support Anda mungkin kurang mengerti. Setiap support Anda mungkin memiliki keahlian yang berbeda. Jika ada support yang kebetulan sedang menangani klien dengan masalah yang tidak sesuai dengan keahliannya, dia harus bisa secepatnya transfer chat tersebut kepada support yang memiliki pengertian lebih dalam mengenai masalah tersebut. Bila ini terjadi, pastikan bahwa pelanggan mengetahui transfernya. Untuk memudahkan proses ini, pastikan juga bahwa setiap support Anda memiliki daftar support dan apa keahlian mereka agar mereka bisa mengirimkan chat tersebut ke orang yang tepat.
Pelanggan tidak seharusnya menunggu lama sampai ada support yang merespon pesan mereka. Jika ada seorang pelanggan yang memulai percakapan, sistem seharusnya langsung menerima permintaan chat tersebut secara otomatis dan memberi tahu pelanggan bahwa akan ada seorang support yang merespon.
Waktu respon yang disarankan adalah kurang dari 10 detik. Satu-satunya cara untuk meyakinkan bahwa mereka akan mendapat respon yang cepat adalah dengan menerima semua chat secara otomatis.
Sebelum ada support yang menangani, Anda bisa menggunakan waktu menunggu untuk melakukan survei pre-chat dan beritahu mereka bahwa salah satu support Anda akan segera menangani masalah mereka.
Cek chat history untuk pelanggan yang sudah pernah menggunakan fitur live chat
Agar support Anda dapat mengerti lebih banyak dengan meninjau obrolan sebelumnya dengan pelanggan yang sama. Hal ini memungkinkan agen untuk membantu menyelesaikan masalah yang telah didiskusikan pelanggan sebelumnya dengan lebih cepat, dan untuk secara proaktif menindaklanjuti pertanyaan. Pelanggan akan menghargai kenyataan bahwa mereka tidak perlu mengulangi masalah sebelumnya kepada support yang baru ditugaskan.
Menambahkan tombol chat di email Anda akan membantu karena pelanggan Anda dapat dengan cepat menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan berkaitan dengan email yang Anda kirim. Email disini bisa berupa newsletters atau sebuah respons terhadap sebuah pertanyaan atau keluhan.
Pastikan bahwa marketing team Anda tahu bagaimana cara menyertakan sebuah tombol chat di email dan beri tahu team support Anda bahwa mereka mungkin akan mendapat pertanyaan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan isi email yang dikirim.
Agen obrolan Anda harus memiliki akses ke customer sales records Anda. Ini memungkinkan mereka memperbarui catatan CRM setelah sesi obrolan. Ini juga memungkinkan agen obrolan Anda mendapatkan perspektif tambahan ke dalam setiap sejarah pelanggan, jika riwayat tersebut sudah muncul dalam tool CRM Anda. Bagaimanapun, semua kontak dengan pelanggan (atau pelanggan potensial) harus dicatat untuk referensi di kemudian hari.
Meningkatkan Penjualan Online
Ini serupa dengan obrolan proaktif, yang diidentifikasi pada poin nomor tiga di atas, namun berbeda sifat pribadinya. Daripada sekedar memberikan pesan otomatis, pesan yang lebih personal dapat menjadi jauh lebih menarik, sebenarnya menawarkan nama dan gambar agen obrolan yang bersedia membantu.
Beberapa perusahaan telah menemukan rasio 3: 1 atas orang yang bersedia mengobrol saat menawarkan undangan pribadi melalui penawaran otomatis standar.
Tim support Anda sebaiknya mengerti tentang teknik penjualan upsell dan cross-sell. Pada dasarnya, up-sell adalah dimana pelanggan diyakinkan untuk membeli versi produk yang lebih advance daripada produk yang awalnya dia akan beli.
Sementara, cross-sell terjadi dimana seseorang diyakinkan untuk membeli aksesoris atau pelengkap untuk produk awalnya. Misalnya, saat membeli kamera digital, ingatkan pelanggan bahwa mereka akan memerlukan beberapa kartu memori tambahan jika mereka kehabisan memori sebelum bisa mengunggah fotonya.
Beri tim support Anda pelatihan mengenai kedua teknik ini agar mereka bisa tahu kapan mereka bisa menawarkannya kepada pelanggan.
Semua halaman produk Anda harus menampilkan tombol live chat di lokasi yang konsisten. Pelanggan harus tahu ke mana harus pergi jika mereka membutuhkan pertolongan. Pada umumnya, live chat biasanya terletak di sudut kanan bawah setiap halaman.
Beberapa situs yang lebih canggih menempatkan tombol ini dalam posisi “slide-out” animasi di sepanjang margin kiri atau kanan.
Buatlah pengaturan dengan perancang situs web Anda untuk menyediakan tombol obrolan di tempat yang strategis dan pastikan bahwa fitur ini akan muncul di setiap halaman situs web Anda.
Menyediakan online support 24/7 dapat meningkatkan rasa percaya pelanggan kepada bisnis Anda. 24/7 support dapat menjadi bukti komitmen Anda untuk dapat membantu dan memberikan dukungan penuh untuk pelanggan Anda setiap saat.
Live chat 24/7 juga membantu agar jalur komunikasi Anda dan pelanggan menjadi lebih efektif. Pelanggan dapat dengan cepat menghubungi Anda dan sebaliknya, Anda dapat dengan cepat merespon pertanyaan pelanggan dan menyelesaikan masalah yang mungkin mereka hadapi.
Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, Solo Desain menyediakan 24/7 Ninja Support . Salah satu jalur komunikasi yang bisa Anda gunakan adalah 24/7 live chat yang tersedia di pojok kanan bawah layar Anda.
Dengan fitur 24/7 live chat ini, Solo Desain berharap bisa terus memberikan support kepada para pelanggan tidak peduli waktunya. Tim support Solo Desain, yang mungkin lebih dikenal dengan sebutan Ninja, sudah dilatih secara khusus untuk bisa menguasai semua produk dan layanan Solo Desain serta menangani berbagai macam masalah yang mungkin dihadapi pelanggan.
Jika setelah live chat Anda ingin meminta transcriptnya, Anda bisa langsung memintanya dan kami akan mengirimkannya ke email Anda.
Selain 24/7 Live Chat, salah satu fitur yang disukai pelanggan adalah ticketing support. Apa itu ticketing support?
Singkatnya ticketing adalah sebuah dokumen yang menjabarkan isu-isu yang dihadapi para pelanggan dan bagaimana tim Solo Desain menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Jika Anda memilih untuk menggunakan ticketing support, Anda akan secara otomatis mendapatkan email berisi dokumen lengkap proses penyelesaian masalah Anda.
Masalah apa saja yang bisa Anda tanyakan melalui fitur ticketing?
Billing, Semua pertanyaan yang berhubungan dengan tagihan, komisi affliliation, faktur pajak, dan sebagainya.
Sales, Beberapa hal yang termasuk di kategori ini adalah quotation dan presentation.
Support, Semua pertanyaan yang berhubungan dengan masalah teknis.
Untuk masalah support sendiri, Solo Desain membagi kembali masalah teknisnya menjadi tiga bagian:
Support Level 1
Yang termasuk dalam kategori ini adalah hal-hal seperti mengganti nama domain, pembatalan invoice, perpanjangan paket, dan aktivasi hosting baru. Biasa dibutuhkan waktu 30 menit – 24 jam untuk menyelesaikan masalah seperti ini.
Support Level 2
Yang termasuk dalam kategori ini adalah isu-isu seperti error database connection, framework compatibility, pembukaan port tertentu di luar standar, penambahan fitur-fitur baru, dan penyelesaian malware. Biasanya dibutuhkan waktu 1-3 hari untuk menyelesaikan masalah.
Support Level 3
Yang termasuk dalam kategori ini adalah isu-isu seperti server yang down, hardware failure, data breach, pembuatan VPS baru dan konfigurasi custom Server Managed by Solo Desain. Biasanya dibutuhkan waktu 3-7 hari untuk menyelesaikan masalah.
Lalu bagaimana cara menggunakan fitur ticketing ini?
Anda harus login ke client area Anda dan pilih buka tiket baru di bagian atas.
Setelah itu, pilih salah satu kategori di atas dan Anda akan mendapat tampilan layar seperti di bawah ini
Anda tinggal mengisi kolom-kolom yang tersedia di atas. Anda juga bisa menyertakan lampiran di bagian bawah.
Fitur ticketing ini bekerja dengan sistem antrian. Pelanggan akan dilayani sesuai dengan antrian. Tetapi jika masalah yang Anda hadapi butuh penanganan secepatnya, Anda juga tidak perlu khawatir. Sistem Solo Desain mampu menentukan mana masalah yang lebih membutuhkan prioritas dan sebaiknya dilayani lebih dahulu.
Jasa Toko Online – Jasa Web Desain – Jasa Optimasi Website – Jasa Media Social Marketing – Jasa Internet Marketing – Jasa Optimasi Toko Online – Kursus Web Desain – Kursus Toko Online – Kursus Socialmedia Marketing – Jasa Toko Online Murah – Jasa Desain Web Solo – Jasa desain Grafis – Jasa SEO – Jasa Pembuatan Web Pemerintah – Jasa Pembuatan Web Sekolah – Jasa Pembuatan Web Perusahaan – Jasa Optimasi Social Media